SIMPLE – zarządzanie operacyjne majątkiem

Działki, Budynki, Pomieszczenia, Infrastruktura
Obszar pozwalający kompleksowo zarządzać informacjami oraz powiązaniami związanymi z zabudowaniami. Można w nim ewidencjonować informacje na temat następujących składników majątku: Działka, Budynek, Pomieszczenie, Infrastruktura, Licznik.

• Standardowa ścieżka obsługuje strukturę:
• Działka
• Infrastruktura zewnętrzna
• Budynek
• Infrastruktura wewnętrzna
• Pomieszczenie
• Infrastruktura wewnętrzna
• Licznik

Jednak dzięki elastyczności modułu może ona zostać zmieniona przez użytkownika tak, aby dokładnie odwzorować strukturę wymaganą w jego biznesie.

Dla każdego z tych elementów możliwe jest dowolnej ilości pól dodatkowych oraz załączników w postaci plików przechowywanych bezpośrednio w bazie danych lub linków do zasobów sieciowych.

Dzięki definicji struktury system umożliwia między innymi:

• Ewidencja budynków, działek, pomieszczeń, instalacji, liczników
• Odwzorowania podziału na kondygnacje/pomieszczenia
• Przypisanie do pomieszczeń ich wyposażenia (księga inwentarzowa, liczniki mediów)
• Przypisanie do pomieszczeń pracowników (automatyczne generowanie indeksów i
• książek telefonicznych)

Możliwość przechowywania w postaci skanów, w systemie pełnej dokumentacji budynków, instalacji, konstrukcji.

Ponieważ każde pomieszczenie może mieć przypisany licznik jest możliwe obsłużenie wyliczenia kosztów zużycia z maksymalną możliwą dokładnością, co jest szczególnie przydatne przy wynajmu.

Dzięki modułowi możliwe jest pełne rozliczenie kosztów związanych z utrzymaniem nie tylko z dokładnością do budynku jak to było dostępne do tej pory, ale z dowolną precyzją ograniczoną tylko poprzez szczegółowość zarejestrowanych w systemie informacji.

Komplet zarejestrowanych w systemie danych pozwoli przechowywać bezpośrednio w bazie danych wszystkie informacje związane z danym obiektem. Dokumenty związane z atestami czy przeglądami, dokumenty remontowe, książkę obiektu.

Możliwe jest także zarejestrowanie i obsługa zdarzeń związanych z ewidencjonowanymi obiektami. Uprawnieni użytkownicy mogą rejestrować zgłoszenia związane z bieżącą obsługą, awariami, ale też planami związanymi z remontem czy rozbudową. Proces ten został opisany w części Obsługa zgłoszeń.

Wyposażenie, Urządzenia

Dzięki zebraniu w jednym miejscu informacji nie tylko o budynkach i pomieszczeniach, ale także o wyposażeniu, możliwe stało się w pełni intuicyjne zarządzanie nie tylko lokalizacjami, ale także generowanie Ksiąg Inwentarzowych pomieszczeń, automatyczna identyfikacja miejsca (z dokładnością do pomieszczenia w budynku) wystąpienia awarii urządzenia czy jasne określenie odpowiedzialności majątkowej za podległy sprzęt.

Pełna obsługa wyposażenia i urządzeń w systemie pozwala także w jednym miejscu zbierać i analizować informacje o awariach, przeglądach, rozbudowach i modernizacjach, co umożliwia z jednej strony agregację kosztów z pełną dokładnością a z drugiej ułatwia podejmowanie decyzji o inwestycjach w oparciu o historię zgłoszeń dotyczących danego dostawcy, modelu czy serwisanta.

Moduł umożliwia rejestrowanie wszystkich zdarzeń i procesów zachodzących z użyciem lub na składniku wyposażenia czy na urządzeniu. Obszar umożliwia tez kompleksowe podejście do awarii, przeglądów i remontów. Dzięki obszarowi Obsługa Zgłoszeń możliwa jest obsługa awarii zgłaszanych na bieżąco przez operatorów. A dzięki planowaniu przeglądów i remontów można w pełni obsługiwać przerwy w pracy urządzeń, wraz z przypomnieniami o zbliżających się terminach, pełną informacją o wyłączeniu składnika z używania na czas remontu/przeglądu i kompleksową rejestracją kosztów z nim związanych. Umożliwia także poinformowanie o przestoju odpowiednie działy w przedsiębiorstwie, na przykład dział Planistyczny i automatyczne wprowadzenie korekt w harmonogramie produkcji związanych z awarią czy przeglądem maszyny.

Środki transportu

Rosnące potrzeby związane z koniecznością coraz bardziej szczegółowej obsługi floty samochodów/maszyn w organizacji, spowodowało powstanie obszaru Środki transportu. Umożliwia on zarejestrowanie kartoteki samochodu/maszyny, udostępniając tym samym możliwość zbierania w systemie informacji o zdarzeniach związanych z kartoteką. Idąc dalej możliwa jest rejestracja pełnych kosztów związanych z obsługą samochodu/maszyny wraz z informacjami o wykonanej pracy (karty drogowe, karty pracy maszyn), umożliwiając przypisanie tych kosztów do konkretnego zlecenia, projektu czy budżetu.

Po uruchomieniu modułu, możliwe jest wyliczanie rzeczywistego kosztu kilometra/roboczogodziny samochodu/maszyny. Dzięki dostępie do informacji z pozostałych obszarów systemu, możliwe jest przygotowanie zestawień do opłaty środowiskowej, zebranie i opracowanie danych potrzebnych do wykonania analiz kosztów czy pełnego przypisania danych o kosztach.

Obszar umożliwia tez kompleksowe podejście do awarii, przeglądów i remontów. Dzięki obszarowi Obsługa zgłoszeń możliwa jest obsługa awarii zgłaszanych na bieżąco przez operatorów. A dzięki planowaniu przeglądów i remontów można w pełni obsługiwać przerwy w pracy środków transportu/maszyn, wraz z przypomnieniami o zbliżających się terminach, pełną informacją o wyłączeniu składnika z używania na czas remontu/przeglądu i kompleksową rejestracją kosztów z nim związanych.

Repozytorium dokumentów

Repozytorium dokumentów to nowe podejście do załączników. Pozwala przechowywać bezpośrednio w bazie danych te dane, które do tej pory zapisywane były na udostępnionych dyskach sieciowych. Pozwala to na prostsze i bardziej intuicyjne przeglądanie załączonych informacji – można je przeglądać z dowolnego miejsca bez konieczności fizycznego przebywania w obrębie sieci firmowej.

Dodatkowo obszar pozwala na definiowanie struktur, w których przechowujemy załączniki, co umożliwia usystematyzowanie danych, prostszy do nich dostęp, bardziej dokładne wyszukiwanie oraz ograniczenie uprawnień operatorów do konkretnych zasobów.

Obsługa zgłoszeń

W celu pełnej ewidencji zdarzeń związanych ze składnikami zarządzania majątkiem w systemie istnieje mechanizm obsługi zgłoszeń. Umożliwia on zbieranie zgłoszeń od użytkowników składników majątku, mogą to być zgłoszenia awarii, sugestie dotyczące wymiany czy modernizacji, wszystkie ‘pisma’ związane z obsługą pomieszczenia czy urządzenia spływające od jego użytkowników. Dzięki API dokumenty te mogą pochodzić z dowolnego zewnętrznego systemu jak Obieg dokumentów czy Portal pracowniczy.

Dokumenty te trafiają do osoby odpowiedzialnej za składnik majątku, którego dotyczą lub do odpowiedniej jednostki w organizacji, na przykład działu Remontów czy Utrzymania Ruchu, gdzie są rozpatrywane, opiniowane i kierowane do dalszej realizacji lub odrzucane.

Realizacja zgłoszeń możliwa jest na wiele sposobów, od najprostszego w którym odpowiedź pracownika merytorycznego powoduje zamknięcie zgłoszenia, jak w przypadku pytań dotyczących funkcjonowania urządzeń czy uwag nie kierowanych do realizacji. Poprzez prostą realizację przy pomocy ‘sił własnych’ z rejestracją wydanych materiałów i czasu pracy pracownika Działu Technicznego. Do najbardziej rozbudowanej ścieżki pozwalającej powiązać zgłoszenie z Projektem, umożliwiając obsługę w systemie dużych remontów całych budynków czy zbierania wielu zgłoszeń do Planu remontowego czy Planu Inwestycji.

Dzięki temu obszarowi możliwe jest zarejestrowanie w systemie pełnego obiegu Planu remontowego i Inwestycyjnego w sposób, w jaki odbywa się to zarówno w instytucjach publicznych jak i w firmach komercyjnych. Możliwe jest zbieranie zgłoszeń, dodawanie ich do planu wraz z wstępną wyceną, opiniowanie i akceptacja lub odrzucenie punktów planu, harmonogramowanie prac a na koniec szczegółowe rozliczanie realizacji.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA OBSZARU

• Budynki, Infrastruktura, Wyposażenie i Aparatura
• Rejestracja pełnej struktury składników majątku
• Obsługa rozliczeń mediów z możliwością rozliczenia kosztów z dokładnością do metra kwadratowego
• Ewidencja i rozliczanie umów najmu i dzierżawy
• Szczegółowa obsługa Planu inwestycji i remontów
• Ewidencja i obsługa zgłoszeń od użytkowników/operatorów wraz ze ścieżką opiniowania, akceptacji i realizacji
• Kompleksowa obsługa urządzeń i wyposażenia wraz z obsługą zdarzeń występujących na tych obiektach, obsługa awarii może powodować automatyczne powiadamianie zainteresowanych w firmie wraz z wymuszeniem przeplanowania harmonogramu produkcji dla wyłączonej maszyny

Środki Transportu i maszyny

• Zarządzanie flotą samochodów/maszyn w przedsiębiorstwie
• Planowanie, przypominanie i rozliczanie przeglądów, remontów, awarii
• Możliwość generowania z systemu raportu opłat środowiskowych

Repozytorium dokumentów

• Zapis załączanych dokumentów bezpośrednio w bazie danych
• Możliwość stworzenia struktury dokumentów
• Przypisanie załączników do elementów zarządzania majątkiem oraz innych obiektów systemu
• Możliwość nadawania uprawnień do obsługi załączników